Belgelendirme Kuralları

1. AMAÇ

Belge almaya hak kazanan kuruluşların tüm sistem belgelendirme esaslarının belirlenmesi. Belgelendirme prosesinin tüm aşamalarda ilgili tarafların belgelendirme kuruluşu ve belgelendirilecek müşteri firma sorumluklarının belirlenmesi.

2. KAPSAM

Bu prosedür sistem belgelendirme şartlarını gerektiren bütün işlemlere uygulanır.

3. SORUMLULAR

Bu prosedür Belgelendirme Komitesi, Belgelendirme Koordinatörü, Planlama Sorumlusu ve ilgili personel tarafından yürütülür.

4. TANIMLAR

Belgelendirme kuruluşu
Yayınlanan yönetim sistem standartlarına ve sistemde gerekli olan herhangi bir ek dokümana göre organizasyonların yönetim sistemini denetleyen, belgelendiren üçüncü taraf kuruluş. TB BELGELENDİRME VE DIŞ TİCARET LTD. ŞTİ. Belgelendirme kuruluşu unvanıdır. TB olarak anılacaktır.
Belgelendirilmiş Müşteri
Yönetim sistemi belgelendirilmiş olan kuruluş.
Kalite yönetim sistemi
Bir kuruluşu kalite bakımından idare ve kontrol için gerekli yönetim sistemi.
Çevre Yönetim Sistemi
Bir kuruluşun çevreye etkileri ve boyutları açısından ve kaynakların verimliliği ile ilgili olarak idare ve kontrolü için gerekli yönetim sistemi
Belgelendirme sistemi
Belgelendirmenin yapılması ve sürekliliğinin takibi için denetlenmesine yönelik bu standardın şartlarını karşılayacak yapıda TB ‘ nin oluşturduğu proses ve yönetim kuralları olan sistem.
ISO 9001
Kalite yönetim sistemi standardı
ISO 14001
Çevre yönetim standardı
Kılavuz dokümanlar
Endüstri tarafından geliştirilmiş o alanda faaliyet gösteren firmaların ortak faydası için denetim standardına yardımcı olacak dokümanlardır.
Belgelendirme: Ürünlerle, proseslerle, sistemlerle veya kişilerle ilgili üçüncü taraf doğruluk beyanı
Akreditasyon : Bir uygunluk değerlendirme kuruluşu ile ilgili olarak, belirli uygunluk değerlendirme işlerini yapmaya yeterli olduğunu resmi olarak ifade ederek gösteren üçüncü taraf doğruluk beyanı.
Sertifika: Belirlenmiş sistem standardına ve sistemde gerekli olan herhangi bir ek dokümana göre sistem uygunluğunu gösteren doküman.
Askıya Alma : Belirlenmiş doğruluk beyanı kapsamının tamamı veya bir kısmı için uygunluk durumunun geçici olarak iptal edilmesi
Komite
Genel Müdür tarafından, tarafsızlık ve bağımsızlığın sağlanması amacına yönelik şirketimiz bünyesinde oluşturulmuş olan bir komitedir. Belgelendirme komitesi ve itiraz ve şikâyet komiteleri olmak üzere iki komite oluşturulmuştur.
Belgelendirme Koordinatörü
Genel Müdüre bağlıdır. Akreditasyon şartlarına uygun sistem kurmak, uygulatmak, sürekliliğini, takibini sağlamak ve etkinliğini sürekli iyileştirme, denetim prosesinin akreditasyon şartlarına uygunluğu, denetim raporlarının gözden geçirilmesi ve onayı, kapsam genişletme vb. görev tanımında yazan diğer sorumluluklarını gerçekleştirmekten sorumludur.

5. UYGULAMA

5.1. BELGELENDİRME ÖNCESİ FAALİYETLER
5.1.1. Başvuru
Başvuru, FR30 Belgelendirme Başvuru Formu ile alınır. Başvuru formunda tanımlanan ve firmadan temin edilen güncel resmi evraklar ile müşteri tarafından FR30 Belgelendirme Başvuru Formu nda beyan edilen bilgiler, Planlama Sorumlusu tarafıdan karşılaştırılır ve doğrulanır. Başvuru formunda eksik bilgi varsa eksik bilgi almak için Planlama Sorumlusu firma ile irtibata geçer.
Ara denetim ve Yeniden Belgelendirme Denetimleri için de FR30 Belgelendirme Başvuru Formu doldurulur.
Başvuru Formu ile firmadan en azından aşağıdaki bilgiler temin edilir;
a) İstenen belgelendirme kapsamı,
b) Müracaat eden kuruluşla ilgili detaylı bilgi; kuruluşun adı, tesisin/tesislerinin adresi/adresleri, prosesleri ve işlemleri, insan ve teknik kaynakları, fonksiyonları, ilişkileri ve ilgili herhangi bir yasal kısıtlama dahil belgelendirme programında istendiği şekilde,
c) Şartlara uygunluğu etkileyecek, belgelendirilecek kuruluş tarafından kullanılan kuruluş dışında yaptırılan proseslerin belirtilmesi,
d) Müracaat eden kuruluşun belgelendirme istediği standardlar veya diğer şartlar,
e) Belgelendirme istenen yönetim sistemleri için danışmanlık alınıp alınmadığı, alındı ise kimden alındığı.

5.1.2. Başvurunun Değerlendirilmesi
TB Belgelendirme Planlama Sorumlusu, FR30B Başvuru Değerlendirme Formu kullanarak aşağıdakilerden emin olmak için başvuruyu gözden geçirir.
a) Müracaat eden kuruluş ve yönetim sistemi ile ilgili bilginin bir tetkik programı gerçekleştirmek için yeterli olduğu,
b) Belgelendirme kuruluşu ile müracaat eden kuruluş arasında bilinen farklı anlaşılmaların giderildiği,
c) Belgelendirme kuruluşunun, belgelendirme faaliyetlerini yerine getirebilecek yeterlilik ve kabiliyete sahip olduğu,
d) Belgelendirme çalışmalarının kapsamı, müracaat eden kuruluşun faaliyetlerinin yürütüldüğü tesis/tesisler, tetkikin tamamlanması için gerekli süre ve belgelendirme faaliyetlerini etkileyen diğer hususların (dil, güvenlik koşulları, tarafsızlığa tehditler vb.) dikkate alınması.

Müracaatın gözden geçirilmesinden sonra, TB Belgelendirme, müracaatı kabul veya ret eder. TB Belgelendirme, gözden geçirme sonucunda başvuruyu reddederse, başvurunun ret edilme gerekçeleri FR30B Başvuru Değerlendirme Formuna kaydedilir ve müşteriye yazılı olarak bildirilir.

Bu gözden geçirme esas alınarak, TB Belgelendirme, tetkik ekibine belgelendirme kararı için dahil edilecek yeterlilikleri belirler.

5.1.3. Belgelendirme Sözleşmesi

Başvuru onaylandıktan sonra, Planlama Sorumlusu tarafından FR31A Teklif Formu hazırlanır. Teklif formatında yer alan tüm alanların eksiksiz olarak doldurulması gerekir. Hazırlanan teklif müşteriye iletir.

İmzalanan teklif sonrası 2 nüsha olarak FR32 Belgelendirme Sözleşmesi hazırlanır ve ıslak imzalı olarak müşteriye gönderilir. Ödenmesi gereken ücretler, TB sorumlulukları ve Müşteri Sorumlulukları; FR32 Belgelendirme Sözleşmesinde tanımlanmıştır.

5.1.4. Tetkik Programının Hazırlanması
Tam belgelendirme döngüsü için bir FR68 Müşteri Denetim Programı, müşterinin yönetim sistemlerinin, belgelendirme için seçilen standard/standardlar veya zorunlu hüküm içeren doküman/dokümanların şartlarını karşıladığını açık bir şekilde göstermek için yapılan tetkik faaliyet/faaliyetlerini tanımlamak için geliştirilir. Belgelendirme döngüsü için olan tetkik programı, bütün yönetim sistemi şartlarını kapsar.

Tetkik programının ve ilave düzenlemelerin tayininde, müşterinin büyüklüğü, yönetim sisteminin kapsamı ve karmaşıklığı, ürünler ve prosesler ile birlikte önceki tetkiklerin sonuçları ile yönetim sisteminin etkinliğinin gösterilen seviyesi dikkate alınır. Aşağıdaki liste bir tetkik programı gerçekleştirilirken veya revize edilirken dikkate alınabilecek ilave hususları içerir. Bunlar aynı zamanda tetkik kapsamının tayininde veya tetkik planı hazırlanırken de kullanılabilir:
– Belgelendirme kuruluşuna müşteri hakkında gelen şikayetler,
– Birleşik, entegre veya ortak tetkikler,
– Belgelendirme şartlarındaki değişiklikler,
– Yasal şartlardaki değişiklikler,
– Kuruluşun performans verileri (örneğin, kusur seviyeleri, kilit performans gösterge verileri gibi),
– Uygun ilgili tarafların değerlendirmeleri.
İlk üç yıllık belgelendirme döngüsü belgelendirme kararı ile başlar. İlk belgelendirme tetkik programı, belgelendirme kararını takip eden birinci yılda yapılan 1.Gözetim Tetkiki, ikinci yılda yapılan 2. Gözetim tetkiki ve üçüncü yıl içerisinde belgenin süresi dolmadan yapılan yeniden belgelendirme tetkikini içerir. Peşinden gelen döngüler, yeniden belgelendirme kararı ile başlar.

Gözetim tetkikleri, yeniden belgelendirme yılı hariç her takvim yılında bir kez yapılır. İlk belgelendirmeden sonra yapılacak ilk gözetim tetkiki, belge karar tarihinden itibaren 12 ayı geçmemelidir.
Not – Gözetim tetkiklerinin sıklığı belirlenirken, mevsim veya yönetim sistemleri belgelendirmesinin belirli bir süre için olması (örneğin, geçici inşaat alanı gibi) gibi hususların dikkate alınır.

Transfer başvuruları, FR30B Başvuru Değerlendirme Formu ile değerlendirilir. Mevcut belgelendirme ve tetkikleri dikkate alındığında, herhangi bir uygunsuzluğa uygulanan düzeltici faaliyetlere ait raporlar ve dokümantasyon temin edilir ve saklanır. TB Belgelendirme, elde ettiği bilgiyi esas alarak, var olan tetkik programındaki herhangi bir değişikliği ve önceki uygunsuzluklarla ilgili düzeltici faaliyetlerin takibini doğrular ve kaydeder.

Müşteri vardiya usulü ile çalıştığında, tetkik programı ve planı geliştirilirken, FR30B Başvuru Değerlendirme Formu kullanılarak vardiyada yapılan çalışmalar dikkate alınır.

Belgelendirme kapsamındaki tüm faaliyetler için geçici saha denetimi gerçekleştirilmelidir. Geçici sahaya sahip iş alanlarında faaliyet gösteren firmaların sahip oldukları geçici saha sayısına göre örnekleme yapılarak denetim planlanır. Örnekleme yapılırken, aynı NACE grubundaki faaliyetler için tek bir geçici şantiyenin görülmesi yeterlidir.
Mevcut geçici sahası olmadığı için denetlenemeyen faaliyetler, belge kapsamına dahil edilemez. Kapsama dahil edilmeyen faaliyetler için şantiye açıldığında, firmanın talebi doğrultusunda kapsam genişletme denetimi yapılır. Geçici sahaların tamamı, kapsamdaki tüm NACE grupları 1. ve 2. Ara denetim sırasında denetlenecek şekilde FR68 Müşteri Denetim Programında planlama yapılır.

5.1.5. Tetkik Süresinin Belirlenmesi
TB Belgelendirme, her bir müşterisi için müşterisinin yönetim sisteminin tam ve etkili bir tetkikini planlamaya ve gerçekleştirmeye yönelik ihtiyaç duyulan tetkik süresi, TLM.S.23 Planlama Talimatı dokümanında tanımlı şekilde belirlenir. Tetkik süresinin belirlenmesinde dikkat edilmesi gereken hususlar planlama talimatlarında tanımlanmıştır.

Tetkik süresi ve gerekçesi, FR30B Başvuru Değerlendirme Formu ile kayıt altına alınır.

Bir tetkikçi olarak atanmayan herhangi bir ekip üyesi tarafından harcanan süre (yani, teknik uzmanlar, tercümanlar, gözlemciler ve eğitim almak için katılan tetkikçiler) belirlenen tetkik süresi içinde sayılmaz. Tercüman kullanımı, ek tetkik süresi gerektirebilir.

5.1.6. Çoklu Tesis Örneklemesi
Çoklu tesisler aynı faaliyetleri kapsıyor ise, TLM.S.23 Planlama Talimatı dokümanında tanımlı şekilde örnekleme yapılabilir.

Müşterinin, çeşitli coğrafi bölgelerde aynı faaliyeti kapsayan yönetim sisteminin tetkiki için birden fazla tesiste örnekleme yapıldığında, TB Belgelendirme yönetim sisteminin tetkikinin uygun şekilde olmasından emin olmak için bir örnekleme programı oluşturur. Örnekleme planının gerekçesi, her bir müşteri için FR30B Başvuru Değerlendirme Formu ile dokümante edilir.

5.2. TETKİKLERİN PLANLANMASI
5.2.1. Tetkik Amaç, Kapsam ve Kriterlerinin Belirlenmesi
Tetkikin amaçları, TB Belgelendirme tarafından belirlenir. Tetkikin kapsamı ve kriterler, herhangi bir değişiklik dahil, müşteri ile müzakere edildikten sonra, TB Belgelendirme tarafından oluşturulur.

Tetkik amaçları, tetkik ile neyin hedeflendiği olup aşağıdakileri içerir;
a) Tetkik kriterleri kullanılarak, müşterinin yönetim sisteminin veya bir bölümünün uygunluğunun tayini,
b) Yönetim sisteminin yeteneği ile müşterinin uygulanabilir, kanuni, düzenleyici ve sözleşme şartlarını karşıladığından emin olunmasının tayini, (NOT: Yönetim sistem tetkiki, resmi uygunluk tetkiki değildir.)
c) Müşterinin, belirlenen amaçlara ulaşılabileceği beklentisini güvence altına almak için yönetim sisteminin etkinliğinin tayini,
d) Uygun olması durumunda, yönetim sisteminin potansiyel iyileştirme alanlarının tanımı.

Tetkikin kapsamı, tetkikin sınırlarını (örneğin, tetkik edilecek; tesisler, yönetim birimleri, faaliyetler ve prosesleri gibi) tanımlar. İlk veya yeniden belgelendirme prosesi birden fazla tetkikten (örneğin, farklı tesisleri kapsıyorsa) oluşuyorsa, her bir tetkikin kapsamı tüm belgelendirme kapsamını içermeyebilir ancak bütün tetkiklerin toplamı belgelendirme dokümanındaki kapsamla uyumlu olmalıdır.

Tetkik kriteri, uygunluğun neye göre tayin edildiğinin referansı olarak kullanılır ve aşağıdakileri kapsar;
– Yönetim sistemleri ile ilgili tanımlanan zorunlu hüküm dokümanının şartları,
– Müşteri tarafından geliştirilen yönetim sisteminin tanımlanmış prosesleri ve dokümantasyonu.

5.2.2. Tetkik Ekibinin Seçimi ve Atanması

Tetkikin amaçlarına ulaşmak ve tarafsızlık şartlarını karşılamak için yeterliliği dikkate alarak, tetkik ekibi lideri ve gerektiğinde teknik uzmanları içerir. Tek bir tetkikçi varsa, ilgili tetkik için tetkik ekip liderinin görevlerini yerine getirebilecek yeterliliğe sahip olması gerekir. Tetkik ekibi, TB Belgelendirme tarafından belirlenen FR124 Denetçi ve Teknik Uzman Yeterlilik Tablosunda tanımlı tüm yeterlilikleri karşılayacak şekilde FR29E Tetkik Ekibi Listesi kullanılarak seçilir.

Tetkik ekibinin büyüklüğüne ve yapısına karar verilirken aşağıdakiler dikkate alınır;
a) Tetkikin amaçları, kapsamı, kriteri ve tahmini tetkik süresi,
b) Tetkikin birleşik, entegre veya ortak olduğu,
(Birleşik veya entegre tetkikin ekip liderinin, standardlardan en az bir tanesi ile ilgili derinlemesine bilgi sahibi olması ve belirli tetkikler için kullanılan diğer standardlar ile ilgili farkındalığının olması beklenir.)
c) Tetkikin amaçlarına ulaşmak için gerekli tetkik ekibinin bütüncül yeterliliği,
d) Belgelendirme şartları (uygulanabilir kanuni, düzenleyici veya sözleşme şartları dahil),
e) Dil ve kültür.

Tetkik ekibi liderinin ve tetkikçilerin gerekli bilgi ve yetenekleri, bir tetkikçinin talimatı altında çalışan teknik uzman ile desteklenebilir. Teknik uzmanların seçim kriterleri, tetkik ekibinin ve tetkik kapsamının gerekleri esas alınarak her tetkik özelinde tayin edilir.

Tetkik ekibi liderinin ve tetkikçilerin gerekli bilgi ve yetenekleri, bir tetkikçinin talimatı altında çalışan tercümanlar ile desteklenebilir. Tercüman kullanılması durumunda, tercümanlar tetkiki olumsuz etkilemeyecek şekilde seçilir.

Aday Denetçiler, denetçilerden birinin Gözlemci Denetçi olarak belirlenmesi şartıyla tetkike katılabilir. Gözlemci Denetçi, sorumlulukları yerine getirebilecek şekilde yeterli olmalıdır. Gözlemci Denetçi, aynı zamanda, aday denetçinin faaliyetleri ve bulguları ile ilgili son sorumluluğa sahiptir.

Baş Denetçi, tetkik ekibi ile istişare ile her bir ekip üyesine tetkik esnasında, belirli proseslerin, bölgelerin ve faaliyetlerin tetkiki sorumluluğunu verir. Bu görevlendirme yapılırken, denetçiler, aday denetçiler ve teknik uzmanların değişik görev ve sorumlulukları da dikkate alınarak, yeterlilik ile tetkik ekibinin etkin ve verimli kullanım ihtiyaçları dikkate alınır. Tetkik amaçlarına ulaşmayı garanti altına almak için sorumluluk alanlarında değişiklik yapılabilir.

Gözlemciler
Denetime katılması planlanan gözlemciler, tetkikin gerçekleşmesinden önce FR36 Aşama 1 Denetim Planı ve FR36-2 Aşama 2/Gözetim/Yeniden Belgelendirme Denetim Planı ile müşteriye bildirilir. Denetim ekibi, gözlemcinin tetkik prosesinde olumsuz etki etmesine veya karışmasına ya da tetkik sonucunu etkilemesine izin verilmediğini güvence altına alır.
Gözlemciler; müşteri kuruluşun mensubu, danışmanlar, tanıklık yapan akreditasyon kuruluşu personeli, düzenleyiciler veya diğer doğrulanan personel olabilir.

Teknik uzmanlar
Bir tetkik esnasında teknik uzmanın rolü, tetkikin gerçekleşmesinden önce FR36 Aşama 1 Denetim Planı ve FR36-2 Aşama 2/Gözetim/Yeniden Belgelendirme Denetim Planı ile müşteriye bildirilir. Teknik uzman tetkik ekibinde tetkikçi gibi davranamaz. Teknik uzmanlara bir Baş Denetçi/Denetçi refakat eder.
Not – Teknik uzmanlar tetkik ekibine hazırlık, planlama veya tetkik için tavsiyede bulunabilir.

Rehberler
Baş Denetçi ile müşteri aksi bir şekilde anlaşmadıkça, her bir denetçiye bir rehber eşlik etmelidir. Rehber/rehberler, tetkikin gerçekleşmesi için tetkik ekibine atanır. Tetkik ekibi, rehberlerin tetkik prosesinde olumsuz etki etmesine veya karışmasına ya da tetkik sonucunu etkilemesine izin verilmediğini güvence altına alır.
Rehberlerin görevleri aşağıdakileri kapsayabilir:
a) Görüşmeler için bağlantılar ve zamanlama oluşturma,
b) Tesis veya kuruluşun belirli bölgelerine ziyaret ayarlama,
c) Bölgenin emniyeti ve güvenliği prosedürleri ile ilgili kuralların tetkik ekibi üyelerince bilindiği ve uyulduğunun güvence altına alınması,
d) Müşteri adına tetkike şahitlik etme,
e) Tetkikçi tarafından istenildiği şekilde açıklama veya bilgi sağlama.
Not :Uygun olduğu takdirde tetkik edilen, rehber olarak görev yapabilir.

Görev için atanan denetim ekibi, FR30B Başvuru Değerlendirme Formuna kaydedilir.

5.2.3. Tetkik Ekibinin Müşteriye Bildirilmesi
FR35 Denetim Onay Formu denetim tarihi ve denetim ekibini içerecek şekilde denetimden en az 5 gün önce onay için müşteriye gönderilir, imzalı kaşeli olarak TB Belgelendirmeye gönderilmesi talep edilir. Müşteriden onaylı formun 3 gün içinde gelmemesi durumunda denetim ekibinin müşteri tarafından onaylandığı kabul edilir.

5.2.4. Tetkik Planı
5.2.4.1. Tetkik Planının Hazırlanması
TB Belgelendirme, tetkik faaliyetlerinin yapılması ve programlanması ile ilgili anlaşmanın temelini sağlamak amacıyla, her bir tetkik programında yer aldığı şekilde her tetkikten önce Planlama Sorumlusu tarafından FR36 Aşama 1 Denetim Planı ve FR36-2 Aşama 2/Gözetim/Yeniden Belgelendirme Denetim Planı taslağı oluşturur. Belgelendirme Koordinatörü tarafından gözden geçirilen Denetim Planı taslağı, denetim seti ile birlikte denetim ekibine gönderilir. Değişiklik gerekiyor ise; Baş Deneti denetim planını günceller ve rapor ile birlikte güncel denetim planını iletir.

Denetim planı, tetkik amaç ve hedeflerine uygun olmalıdır. Tetkik planı en azından aşağıdakileri kapsar veya atıfta bulunur;
a) Tetkik amaçları,
b) Tetkik kriterleri,
c) Tetkike tâbi tutulacak kurumsal ve fonksiyonel birimler ve proseslerin tanımı dahil tetkik kapsamı,
d) Sahadaki tetkik faaliyetlerinin gerçekleştirileceği tarihler ve sahalar (uygun olduğu takdirde, farklı sahalar ve uzaktaki tetkik faaliyetleri dahil),
e) Sahadaki tetkik faaliyetlerinin beklenen süresi,
f) Tetkik ekibi üyelerinin ve eşlik eden personelin (örneğin, gözlemciler ve tercümanlar) görev ve sorumlulukları.
Not – Tetkik plan bilgisi birden fazla dokümanda olabilir.

Denetim Planı Hazırlanırken Dikkat Edilmesi Gerekenler;
• Denetlenecek faaliyetlerin uygun denetçilere dağıtılması. Denetlenecek olan faaliyetin faaliyet kodu onu denetlemek için seçilen denetçinin denetçi kodu ile tutarlı olmalıdır.
• Denetim için ayrılan toplam süre
• 1 den fazla denetçi aynı anda firmada 1 kişi ile görüşmemelidir. Farklı alanlara dağıtılmalıdır.
• Denetim sırasında gidilecek olan yerleşkeler seyahat süreleri
• Denetim ekibi ile denetim sırasında yapılacak ara değerlendirme toplantıları
• Denetimin başlangıç ve bitiş gün ve saati
• Doküman gözden geçirmesi de dahil olmak üzere tetkik (1. aşama) tek kişi tarafından yönetilmiyorsa belgelendirme kuruluşu farklı heyet üyelerinin faaliyetlerin nasıl koordine edildiğini (Hangi prosesi hangi denetçinin denetleyeceği, Eğer saha denetimi yapılacaksa bunların saat bilgileride belirtilmelidir.)
• 1 adam/gün saat değerlendirmesinde her bir denetçinin ayrı departman/proses incelemesine özen gösterilir.
• Birden fazla denetçi olduğu durumlarda o firmanın önemli proses(ler)i ör:üretim, hizmet sunumu, firmanın yaptığı işin NACE kodunu ve kategorisini karşılayan denetçi tarafından denetlenmelidir. ISO 14001 Çevre Yönetim sistemi denetimlerinde Aşama 1 ve Aşama 2 denetiminde Teknik Uzman veya Çevre Uzmanı gerekli ise, 1. ve 2. Aşama denetimlerde rol alması zorunludur.
• Denetimde Gözetim Denetçisi bulunacaksa bunun hangi prosesler ve hangi denetçiler için olduğu
• Teknik Uzmanların hangi proseste hangi denetçi ile birlikte olduğu
• Kuruluşun proses ve departmanlarının durumları, karmaşıklıkları, büyüklükleri ve yetkililerin denetim anında bulunabilirliği
• Denetim sırasında gidilecek olan yerleşkeler seyahat süreleri
• Denetim ekibi ile denetim sırasında yapılacak ara değerlendirme toplantıları
• Denetim Planında ilgili standart madde numaraları, denetlenen ilgili proses ve sorumlu adı, saat, denetçilerin kimler olduğu plan üzerinde açık olarak belirtilmelidir.
• Denetim kapsamını içermelidir.
• Denetim heyetinin gün içerisinde ve gün sonunda değerlendirme zamanlarını göstermelidir.
• Denetim heyeti ve denetlenen bölüm/proses/faaliyet sorumluları için yol gösterici olmalıdır.
• Her denetçi için en az 8 saat denetim süresi olmalıdır.
• Denetim planı, bilgisayar ortamında hazırlanır. Denetim sırasında yapılan değişiklikler, üzerine elle not alınabilir.
• Denetim planı, adam/gün sayısına uygun olarak hazırlanmalıdır. 1 adam/gün = 8 saat (öğlen arası hariç) olarak değerlendirilmelidir.
• Açılış ve Kapanış toplantıları, Denetim Ekibi Ara Değerlendirne ve Denetim Sonu Değerlendirme ve Raporlama toplantıları için saat belirtilmelidir.
• Öğle arası için saat belirtilmelidir.
• Firmanın proseslerine göre hazırlanmalıdır. Hangi prosesin, kimler tarafından denetleneceği ve denetim için ne kadar süre ayrılacağı belirtilmelidir. Görüşülen kişiler, denetim planına eklenmelidir.
• Denetim planının, denetim ekibi üyelerinin tamamının birlikte hareket ettiği şekilde hazırlanmamalıdır. Denetimin etkin olarak gerçekleştirilebilmesi için adam/gün saat değerlendirmesinde her bir denetçinin ayrı departman/proses incelemesine özen gösterilir. Denetim ekibindeki üyelerinin atandıkları kodlar nedeniyle birlikte denetim yapması gerektiği durumlarda, TB Planlama Sorumlusuna adam/gün sayısının arttırılması gerekliliği yönünde bilgilendirme yapılır.
• Birden fazla denetçi olduğu durumlarda o firmanın önemli proses(ler)i ör:üretim, hizmet sunumu, firmanın yaptığı işin NACE kodunu, Kategorisini karşılayan denetçi tarafından denetlenmelidir.
• Aşama 1 denetiminde herhangi bir prosesi inceleyen denetçinin, aynı prosesi Aşama 2 denetiminde incelemesine dikkat edilmelidir. Ör: YT Faaliyetlerini inceleyen denetçi aynı işleri denetlemelidir. Yasal mevzuatları denetleyen denetçi, aşama 2 de aynı prosesin uygulanmasını incelemelidir.
Denetim planı eğer varsa şu ayrıntıları içermelidir:
• Denetimde Gözetim Denetçisi bulunacaksa bunun hangi prosesler ve hangi denetçiler için olduğu
• Teknik Uzmanların hangi proseste hangi denetçi ile birlikte olduğu
• Çok İşletmeli kuruluşlarda yukarda tanımlanan ana hususlara ilaveten, tetkik planı kuruluşun işletme sayısı ve proseslerinin mevcut durumu göz önüne alınarak detaylandırılır.

5.2.4.2. Denetim Planının İletişimi
FR36 Aşama 1 Denetim Planı ve FR36-2 Aşama 2/Gözetim/Yeniden Belgelendirme Denetim Planı, denetimden 3 gün önce onay için müşteriye gönderilir, imzalı kaşeli olarak TB Belgelendirmeye gönderilmesi talep edilir. Müşteriden onaylı formun 3 gün içerisinde gelmemesi durumunda; planın müşteri tarafından onaylandığı kabul edilir.

5.2.4.3. Denetim Ekibi Üyeleri İle İlgili İletişim

Denetim tarihinden asgari 5 gün önce, denetim gerçekleştirilecek kuruluşa tetkik ekibinin her bir üyesinin adını-soyadını içerir ve denetimden 3 gün önce, “müşteri kuruluşun belirli bir tetkikçi veya teknik uzmanın atanmasına itiraz etmesine ve belgelendirme kuruluşunun geçerli itiraza cevaben ekibi yeniden oluşturmasına yeterli süre verecek şekilde” Denetim onay formu müşteriye gönderilir. Talep halinde denetim ekibi üyelerinin özgeçmişlerini de müşteriye iletir.

Firmanın, denetim ekibine veya ekipteki herhangi bir denetçiye itiraz etme hakkı vardır. Yalnız bu hakkı için geçerli nedenler sunmak zorundadır. Bu nedenler aşağıdaki gibi olabilir:
• Denetçinin rakip kurumda çalışıyor veya rakip kurumla bir ilişkisinin olduğu
• Denetçinin yeterliliğini firma için yeterli bulmaması
• Denetçinin daha önce firmayla ilişkisinin olduğu ve tarafsızlığı etkileyecek karar verebilme olasılığı olması
Bu nedenlerin dışında neden gösterildiği zaman Yönetim Temsilcisi tarafından bu nedenin geçerliliği onaylanmalıdır. Firmadan yukarıda belirtilen nedenler veya bunların dışında ki nedenlerle itiraz etmesi durumunda Yönetim Temsilcisinin isteği ile bu durumun ispatı istenebilir.

Firma 3 gün içerisinde bir dönüş yapmazsa tetkik ekibini kabul etmiş sayılır. Bu şekilde, denetim tarihleri ve tetkik ekibi üzerinde müşteri kuruluş ile önceden mutabakat sağlanır.

5.3. TETKİKLER
5.3.1. İlk Belgelendirme Tetkiki
Yönetim sisteminin ilk belgelendirme tetkiki Aşama 1 ve Aşama 2 olmak üzere, iki aşamada yapılır. ISO 9001 ve ISO 14001 Aşama 1 denetimi ofis ya da sahada gerçekleştirilebilir, Aşama 1 denetimi yapılmadan Aşama 2 denetimine geçilemez.
Tetkik ekibi, Aşama 1 ve Aşama 2 tetkikleri esnasında toplanan bütün bilgileri ve tetkik kanıtlarını, tetkik bulgularını gözden geçirmek ve tetkik sonuçları üzerinde uzlaşmak için analiz eder.

5.3.1.1. Aşama 1
Aşama 1 denetiminin SAHADA yapılıp yapılmayacağı TURKAK R40-05 rehberindeki EA Kodlarına göre belirlenen risk faktörü tablosuna göre belirlenir. Aşama 1 denetimi firmanın yönetim sistemini uygulamaya başlamasından ISO 9001 ve ISO 14001 için en erken 2 ay sonra gerçekleştirilebilir. Aşama 1 Denetimi , aynı zamanda içerisinde doküman gözden geçirmeyi barındırdığı için, Aşama 1 Denetimi yapılmasına karar verilen müşteriler için ayrıca bu standart içerisinde belirtilen Doküman Gözden Geçirme aşaması yapılmaz.

Aşama 1 denetimi denetim planına göre yürütülür. Denetim; açılış toplantısı, denetimin gerçekleştirilmesi denetim ekibi değerlendirme toplantısı ve kapanış toplantısı aşamalarından oluşur.
Açılış toplantısında; denetimin amacı, kapsamı, kullanılacak metot ve prosedürler ile taslak denetim planı görüşülür. Birinci aşama denetim sonucunda belgelendirme yapılmayacağı, bu denetimin bir hazırlık denetimi olduğu firmaya açıklanır.
Denetimin Gerçekleştirilmesi; kuruluş yönetim sisteminin başvurulan standarda, kapsama ve oluşturulan dokümantasyona göre kabul edilebilir bir şekilde uygulanıp uygulanmadığının teyidi için karşılıklı görüşmeler, dokümanların ve kayıtların örnekleme metoduyla incelenmesi, ilgili alanlarda çalışmaların ve şartların gözlemlenmesi suretiyle yapılır.

Aşama 1 tetkikinin amacı aşağıdakileri gerçekleştirmektir:
a) Müşterinin yönetim sisteminde dokümante edilmiş bilgiyi gözden geçirmek,
b) Müşteri mahallini ve sahaya özgü koşulları değerlendirmek ve Aşama 2 tetkikine hazırlığın belirlenmesindeki müşterinin personeli ile müzakereleri yapmak,
c) Müşterinin statüsünün gözden geçirilmesi ve özellikle temel performansın veya önemli hususların, proseslerin, hedeflerin ve yönetim sisteminin çalışmasının tanımlanmasıyla ilgili standard şartlarını anlamak,
d) Aşağıdakiler dahil yönetim sisteminin kapsamı ile ilgili gerekli bilgileri elde etmek:
– Müşterinin sahası/sahaları,
– Prosesler ve kullanılan teçhizat,
– Oluşturulan kontrol seviyeleri (özellikle birden fazla sahası olan müşterilerde),
– Uygulanabilir durumsal ve düzenleyici şartlar,
e) Aşama 2 tetkikine yönelik kaynak tahsisinin gözden geçirmek ve Aşama 2 tetkikinin ayrıntıları üzerinde müşteri ile anlaşmaya varmak,
f) Yönetim sistemi standardının veya diğer hüküm ihtiva eden dokümanlar bağlamında, müşterinin yönetim sisteminin ve saha operasyonlarının yeterli bir şekilde anlaşılmasının sağlanmasıyla, Aşama 2 tetkikinin planlanmasına odaklanmak,
g) İç tetkiklerin ve yönetimin gözden geçirmesinin planlanıp planlanmadığı ve gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin değerlendirilmesi ve uygulanan yönetim sisteminin uygulama seviyesi ile müşterinin Aşama 2 tetkiki için hazır olup olmadığını değerlendirmek.

1) Denetim ekibi, denetim sonucunda elde edilen bulguları gözden geçirir. Standart şartlarından ve kuruluş dokümantasyonundan kaynaklanan uygunsuzluklar tespit edilirse her bir uygunsuzluğu tanımlayan ayrı ayrı uygunsuzluk raporu hazırlanır. Uygunsuzluk raporlarında tespit edilen uygunsuzluğun sınıfı belirtilir. Denetim Ekibi uygunsuzlukları Majör (Büyük) ve Minör (Küçük) olmak üzere 2 sınıfta değerlendirir. Uygunsuzluklar ile ilgili düzeltici faaliyetler yerine getirilmeden Aşama 2 denetimine geçilmez.
2) Aşama 1 denetiminde ortaya çıkan önemli uygunsuzlukların kapatılmasının takip tetkikinde denetçimiz tarafından doğrulanması yapılmadan Belgelendirme Denetiminizin yapılması söz konusu değildir.
3) Uygunsuzluk raporlarında, düzeltici faaliyetlerin kapsamı ve tamamlanma süreleri Kuruluş Yönetim Temsilcisi tarafından belirlenir. Denetimde tespit edilen uygunsuzluklara yönelik olarak firmanın gerçekleştireceği düzeltici faaliyetleri, firma 15 gün içinde uygunsuzluk raporu ile bildirmekle yükümlüdür.
4) Uygunsuzluk Raporu , Baş Denetçi ve Kuruluş Yönetim Temsilcisi tarafından uygunsuzlukların kabul edildiğini göstermek üzere karşılıklı imzalanır. Kuruluşun imzadan imtina etmesi durumunda baş denetçi kendi imzası ile bir tutanak hazırlayarak denetim sonucu görüşünü ihtiva eden raporu Belgelendirme Komitesine sunar. Konuyla ilgili belgelendirme Komitesi kararı kuruluşa bildirilir. Kuruluşun karara itirazı, takip eden 15 gün içerisinde yapılırsa itiraz değerlendirmek üzere İtiraz Değerlendirme Komitesine sunulur.
5) Kapanış toplantısı; denetim sonunda denetim heyeti ile kuruluşun üst yönetimi , Yönetim Temsilcisi ve ilgili birim sorumluları ile yapılır. Toplantıda baş denetçi yapılan denetimin olumlu ve/veya olumsuz sonuçlarını, varsa uygunsuzluk raporuna kaydedilen uygunsuzlukları anlaşılacak şekilde sunar.
6) Denetim heyetinin hazırladığı 1. Aşama Denetim Sonuçları Formu, Uygunsuzluk Raporları ve Taslak 2. aşama denetim planının bir kopyası kuruluşa bırakılır.
7) Denetim raporlarındaki uygunsuzluklar için verilen düzeltici faaliyet süresi 3 ayı geçemez. Verilen sürede firmanın uygunsuzlukları giderememesi durumunda firmanın başvurusu geçeriz sayılır.
8) Aşama 1 denetimi ile Aşama 2 denetimi arasındaki süre Aşama 1 denetimindeki sonuçlara bağlı olarak belirlenir. Bu süre 6 ayı geçemez. 6 ayı geçen sürelerde Aşama 1 denetimi tekrarlanır.
9) Yönetim sistemleri denetimlerinde ayrıca; 1.aşama denetim raporu döndükten sonra Belgelendirme Koordinatörü tarafından gözden geçirilir . Baş denetçi ile ekip üyelerinin uygunluğu konuşularak tekrar değerlendirilir. Eğer başvuru ve sözleşmedeki bilgilerden önemli sapma kaydedilmiş ise denetçi gün sayısının artırılması ve maliyetin tekrar tespiti amacı ile müşteri ile irtibat kurulur.

Aşama 1’in amaçlarının karşılanması ve Aşama 2 için hazırlıkla ilgili dokümante edilmiş sonuçlar (Aşama 2 tetkiki esnasında uygunsuzluk olarak sınıflandırılabilecek) müşteriye bildirilir.

Aşama 1 ve Aşama 2 tetkikleri arasındaki aralığın belirlenmesinde, Aşama 1 tetkiki esnasında belirlenen hususların çözüme kavuşturulmasına yönelik müşterinin ihtiyaç duyacağı zaman dikkate alınır. TB Belgelendirme, Aşama 2 için düzenlemelerini revize etme ihtiyacı da duyabilir. Yönetim sistemini etkileyecek önemli değişiklikler olursa, TB Belgelendirme tamamının veya Aşama 1’in tekrarını değerlendirir. Müşteri, Aşama 1’in sonuçlarının Aşama 2’yi ertelemeye veya iptal etmeye yol açabileceği konusunda TLM.S.14 Belgelendirme Kuralları dokümanı ile bilgilendirilmiştir.

5.3.1.2. Aşama 2
Aşama 2 tetkikinin amacı, müşterinin yönetim sisteminin etkinliği dâhil, uygulamayı değerlendirmektir. Aşama 2 tetkiki, müşterinin merkez adresinde ve varsa geçici saha ve şubelerinde yapılır. Aşama 2 tetkiki en azından aşağıdaki hususları içerir.
a) Uygulanabilir yönetim sistem standardı veya diğer hüküm ifade eden dokümanların şartlarına uygunluk hakkındaki bilgi ve kanıt,
b) Temel performans hedefleri ve amaçlarına yönelik (uygulanabilir yönetim sistem standardı veya diğer hüküm ifade eden dokümanlardaki beklentilerle tutarlı) performansın izlenmesi, ölçülmesi, kayıt altına alınması ve gözden geçirilmesi,
c) Müşterinin yönetim sistemi kabiliyeti ve uygulanabilir statüsel, düzenleyici ve yapısal şartların karşılanması ile ilgili performansı,
d) Müşteri proseslerinin operasyonel kontrolü,
e) İç tetkik ve yönetimin gözden geçirilmesi,
f) Müşteri politikaları için yönetimin sorumluluğu.

5.3.2. Gözetim Faaliyetleri
TB Belgelendirme, gözetim faaliyetlerini, yönetim sisteminin kapsamında yer alan saha ve fonksiyonların temsilini düzenli aralıklarla, belgelendirilmiş müşteri ve yönetim sistemindeki değişiklikleri dikkate alarak gerçekleştirir.

Gözetim faaliyetleri, belgelendirilmiş müşterinin yönetim sisteminin, belgelendirmenin sağlandığı standardın belirlenmiş şartlarını sağlamasının sahada tetkikini içerir. Diğer gözetim faaliyetleri aşağıdakileri içerebilir:
a) Belgeli müşteriye belgelendirme ile ilgili hususlar hakkında sorular sorulması
b) Müşterinin operasyonları ile ilgili beyanlarının gözden geçirilmesi
c) Belgelendirilmiş müşteriden dokümante edilmiş bilgi verme istekleri (kağıt veya elektronik ortamda),
d) Belgelendirilmiş müşterinin performansının diğer yollarla izlenmesi.

Gözetim tetkiki
Gözetim tetkikleri, Aşama 1 ve Aşama 2 olarak ayrılmaz. Gözetim tetkikinde sadece Aşama 2 tetkiki gerçekleştirilir. Firmanın gözetim tetkiki öncesinde ulaşılan bilgiler neticesinde bir önceki denetime göre önemli ölçüde değişiklikler (prosesteki teknolojik değişiklikler, uyacağı yasal şartların değişmesi veya revize edilmesi gibi durumlar) olduğuna karar verirse bu denetimi aşama 1 ve aşama 2 şeklinde yapılmasına karar verebilir. Gözetim tetkiklerinin sayısı; Belgelendirme Komitesi kararları, müşteri şikâyetleri, önceki tetkiklerde bulunan uygunsuzlukların sınıfı veya tetkik raporundaki öneriler doğrultusunda artırılabilir.

Gözetim denetiminde bütün sistemin tetkik edilmesi gerekli değildir. 1. Gözetim Denetiminde incelenmeyen maddelerin 2. Gözetim denetimi sırasında mutlaka incelenmesi gerekir.
Gözetim tetkikleri en azından aşağıdakileri içerir;
a) İç tetkikleri ve yönetimin gözden geçirmesini,
b) Bir önceki tetkik esnasında tanımlanan uygunsuzluklar hakkında yapılan faaliyetlerin gözden geçirilmesini,
c) Şikayetlerin ele alınmasını,
d) Belgelendirilmiş müşterinin amaçlarının gerçekleştirmesi ve ilgili yönetim sisteminin/sistemlerinin amaçları bakımından yönetim sisteminin etkinliğini,
e) Sürekli iyileştirmeyi amaçlayan planlanmış faaliyetlerin gelişimini,
f) Operasyonel kontrolün sürdürüldüğünü,
g) Değişikliklerin gözden geçirilmesini,
h) Markaya ve/veya belgelendirmeye yapılan diğer atıfları.

TB Belgelendirme Koordinatörü tarafından her yılın sonunda, TB müşterileri bazında bir sonraki yıla ait ara denetim takip listesi hazırlanır.

1.Gözetim Denetimi ilk belge basım tarihinden en fazla 12 ay sonra, 2.Gözetim Denetimi ilk belge basım tarihinden en fazla 24 ay sonra yapılmalıdır.

Belgelendirme Denetimi belge basım tarihi 10.03.2016
1.Gözetim Denetimi 10.03.2017
2.Gözetim Denetimi 2018 yılı Aralık ayı sonuna kadar yapılabilir.

Ara denetim takip listesi, Belgelendirme Koordinatörü tarafından TB Planlama Sorumlusuna iletilir. Ara denetimlerin takibinden TB Planlama Sorumlusu sorumludur.

Gözetim denetimlerinde, denetim tarihinden 2 ay önce, yeniden belgelendirme denetimlerinde, denetim tarihinden 3 ay önce TB Belgelendirme tarafından ara denetim yazısı gönderilir.

5.3.3. Yeniden Belgelendirme Tetkiki

Yeniden Belgelendirme denetimleri, Aşama 1 ve Aşama 2 olarak ayrılmaz. Tek aşamalı olarak gerçekleştirilir. Eğer firmanın yeniden belgelendirme tetkiki öncesinde ulaşılan bilgilerine göre bir önceki denetime göre önemli ölçüde değişiklikleri olduğuna karar verirse bu denetimi aşama 1 ve aşama 2 şeklinde yapılmasına karar verebilir.

Yeniden belgelendirme tetkikinin amacı,
Yönetim sisteminin bir bütün halinde, sürekli uygunluğu ve etkinliği ile belgelendirmenin kapsamı için uyumluluğu ve uygulanabilirliğinin teyit edilmesidir. Yeniden belgelendirme tetkiki, ilgili yönetim sistemi standardı ve diğer zorunlu hüküm ifade eden dokümanın şartlarının tamamının sürekli olarak yerine getirildiğini değerlendirmek için planlanır ve gerçekleştirilir.

3 yıllık Belgelendirme periyodu bitiş tarihinden önce yeniden belgelendirme (tetkik+uygunsuzlukları kapatma) süreci başlatılmış olmalıdır. Karar en geç periyod bitiş tarihi itibari ile 6 ay içinde alınmış olmalıdır.
Yeniden Belgelendirme Denetimi yapılamayacak durumlar;
1. Karar, periyod bitiş tarihi itibari ile 6 ay içinde alınamamış ise;
2. Yeniden belgelendirme faaliyetleri, belgelendirme periyodu bitiş tarihinden önce başlatılamamış ise;
Yeniden belgelendirme denetimi yapılamaz. Firmanın belgesi iptal edilir ve firma ilk belgelendirme olarak işlem görür.

Yeniden belgelendirme faaliyeti, önceki gözetim tetkiki raporlarının gözden geçirilmesi ve yönetim sisteminin en yakın belgelendirme döngüsünde performansının değerlendirilmesini içerir.

Yeniden belgelendirme tetkik faaliyetlerinde, yönetim sisteminde, müşteride veya yönetim sisteminin
çalıştığı kapsamda (mevzuattaki değişiklikler gibi) önemli bir değişiklik olduğunda, ayrı bir Aşama 1 tetkiki gerekebilir.
Not – Bu tip değişiklikler belgelendirme döngüsünde herhangi bir zamanda oluşabilir ve belgelendirme kuruluşunun, iki aşamalı olan veya olmayan bir özel tetkik gerçekleştirmesi gerekebilir.

Yeniden belgelendirme tetkiki
Yeniden belgelendirme tetkiki, aşağıdaki hususları ele alan, bir saha tetkikini kapsar;
a) İç ve dış kaynaklı değişiklikler ve bunun belgelendirme kapsamının süregelen ilgisi ve uygulanabilirliği
ışığında bir bütün olarak yönetim sisteminin etkinliğini,
b) Bütünsel performansı arttırmak için yönetim sisteminin etkinliğini ve iyileştirilmesini sürdürmeye yönelik gösterilen taahhüdünü,
c) Belgelendirilmiş müşterinin amaçlarına ulaşma ve ilgili yönetim sistemi/ sistemlerinin amaçlanan sonuçları bakımından yönetim sisteminin etkinliğini.

Herhangi bir majör uygunsuzluk için düzeltme ve düzeltici faaliyet 3 ay içinde kapatılmalıdır. Bu faaliyetler, belgelendirme süresi dolmadan gerçekleşmeli ve doğrulanmalıdır.

Var olan belgelendirmenin süresi sona ermeden yeniden belgelendirme faaliyetleri başarı ile sonuçlandığında, yeniden belgelendirmenin geçerlilik süresi için var olan belgelendirmenin geçerlilik süresi esas alınabilir. Yeni belgenin düzenleme tarihi, yeniden belgelendirme karar tarihi veya sonraki bir tarih olabilir.

TB Belgelendirme, belgenin geçerlilik süresinden önce, yeniden belgelendirme tetkikini tamamlayamazsa veya herhangi bir majör uygunsuzluk için düzeltme ve düzeltici faaliyetin yerine getirildiğini doğrulayamazsa, yeniden belgelendirme önerilmemeli ve belgenin geçerliliği uzatılamaz. Müşteri bilgilendirilir ve yeniden ilk belgelendirme denetimi yapılması gerektiği konusunda müşteri bilgilendirilir.

Belgelendirmenin süresinin sonunda, belgelendirme kuruluşu, göze çarpan yeniden belgelendirme faaliyetlerinin tamamlanması şartıyla belgeyi 6 aylığına geri çekebilir, aksi takdirde en azından bir Aşama 2 yapılır. Belge üzerindeki geçerli tarih yeniden belgelendirme tarihi veya daha sonrası olmalı ve geçerlilik süresinde önceki belgelendirme döngüsü esas alınır.

5.3.4. Özel Tetkikler
5.3.4.1. Unvan Değişikliği
Değişiklik talepleri firmalardan yazı ile alınır, Belgelendirme Koordinatörüü tarafından doküman incelemesi ya da saha tetkiki yapılıp yapılmayacağı kararı verilir ve firmaya yazılı olarak bildirilir.

Firmanın üst yönetiminde değişiklik olmadan sadece firma ismi değişiyorsa bu durumda yerinde denetim yapılmadan gerekli resmi evrakların tekrar alınması gerekir. Bu tür durumlarda yerinde denetime gerek kalmaz. Yalnız sertifikanın tekrar basılması gerekir. Belge değişikliklerinde firmanın mevcut belge geçerlilik süresi değişmez.

5.3.4.2. Üst Yönetimin Değişmesi
Firmanın üst yönetiminde değişiklik olduğu takdirde, başka ne tür değişiklikler olduğu ile ilgili bilgi istenir. FR110 Bilgi Güncelleme Formu gönderilerek, alınan cevaplara göre (üst yönetimin sisteme müdahalesi, katılımı, proseslerdeki değişiklik vb tekrar denetim yapılmasını gerektirir.) yerinde denetim yapılıp yapılmayacağına karar verilir. Firmanın değişiklik talebi uygun görülmemişse firmaya yazı ile bildirilir. Belge değişikliklerinde firmanın mevcut belge geçerlilik süresi değişmez.

5.3.4.3. Adres Değişikliği
Yerinde denetim yapılması zorunludur. Firma adres değişikliğinde sadece merkez ofisi taşıdıysa denetim sadece merkez ofiste gerçekleştirilir. Eğer adres değişikliği yapılan yer herhangi bir saha ise bu durumda merkez ofis ve sahanın denetlenmesi gerekmektedir. Merkez ofisin denetimi Belgelendirme Koordinatörü kararı ile doküman inceleme şeklinde yapılarak adres değişikliği yapılan sahanın saha denetimi şeklinde gerçekleştirilmesi yapılabilir. Yani merkez ofis her türlü durumda denetlenmelidir. Eğer firmanın yaptığı iş gereği geçici saha kullanımı mevcut ise (Ör: Güvenlik, Temizlik, İnşaat) bu tür durumlarda Belgelendirme Koordinatörü kararı ile saha uygulamasının gözetim tetkiki sırasında denetleneceği ve bu tetkik sırasında sadece adres değişikliği yapılan yerin ve merkezin denetleneceği FR68 Müşteri Denetim Programı’nda belirtilerek gerçekleştirilebilir.

5.3.4.4. Ön Denetim
Ön Denetim Amacı
• Ön tetkikin yaptırılması müşterinin tercih ve talebine bağlı olup, zorunlu değildir.
• Ön tetkik sonucunun olumlu olması hiçbir şekilde belgelendirme tetkikinin olumlu olması anlamına gelmez. Müşteri firma bu yönde bir talepte bulunamaz.
• Ön Tetkik Aşama 1 yerine de geçemez.
• Ön tetkik neticesinde müşteri kabul ederse, belgelendirme veya gözetim tetkik tarihi için mutabakata varılır.
Ön tetkikler, belgelendirme tetkikinden bağımsızdır ve belgelendirme tetkik gün sayısını hiçbir şekilde etkilemez.

Ön Denetim Kurallari
Ön denetimlerin süresi, kuruluşun büyüklüğü ne olursa olsun (1) bir gün ile sınırlıdır.
Ön tetkik sırasında checklist kullanılmaz sadece Denetim Notları ve Denetim Raporu kullanılır.
Ön tetkikde müşteri talebine göre standardın belli maddelerine daha fazla süre ayrılabilir, gerekirse bazı maddeler tetkik dışı bırakılabilir. Planlamada müşteri talebi dikkate alınır.
Ön tetkiklerde, aşağıda verilen konular özellikle dikkate alınmalıdır:
a. Yönetimin gözden geçirmesi,
b. İç tetkikler,
c. Düzeltici/Önleyici faaliyetler,
d. Müşteri şikayetleri,
e. Dokümantasyon,
f. Sürekli iyileştirmeye yönelik uygulamalar.

Ön Tetkikte Yapılmaması Gerekenler
• Eğitim yaklaşımı sergilenmemelidir.
• Danışmanlık yapılmaması gerekmektedir.
• Ön tetkik sonucunda (varsa) uygunsuzlukların kapatılması için sistem ve zaman kısıtlaması yapılmamalıdır.

5.3.4.5. Kapsam Genişletme
TB Belgelendirme, hâlihazırda verilmiş olan belgenin kapsamına yönelik bir genişletme başvurusuna cevaben, başvuruyu gözden geçirir ve genişletmenin yapılıp yapılamayacağına karar vermek için gerekli tetkik faaliyetlerini belirler. Bu tetkik, bir gözetim tetkiki ile bağlantılı olarak yapılabilir.
Saha tetkiki gerçekleştirilir ve Denetim Raporu ile kayıt altına alınır. Sahada yapılan denetimler değişikliğin boyutuna göre planlanır. Burada yapılan değişikliğin hangi prosesleri etkileme durumu olduğu göz önünde bulundurulmalıdır.

5.3.4.6. Saha eklenmesi veya azaltılması
Saha Standard isteğinde bulunuluyorsa sahanın firma kapsamında hangi prosesleri gerçekleştirdiğine göre işlem yapılmalıdır.
Örneğin; Depolama için ayrı sahası bulunan firma bu sahanın kapatıldığı bildiriyorsa, depolama işleminin proses olarak kaldırıldığı mı yoksa depo işleminin var olan diğer sahalardan birine mi taşındığı irdelenir. Eğer firma depolama işlemini bırakıyorsa bu durumda kapsam değişikliği denetimi ile birlikte planlanır. Eğer firma depolama işlemini başka bir var olan ve önceden denetlenmiş bir sahaya taşıyorsa bu durumda da belge üzerinde o saha ile ilgili proses kapsamında değişiklik yapmak gerektiğinden bu prosesin nasıl adapte edildiğine dair bulguları görmek için taşıma yapılan sahada inceleme yapmak gerekir.
Saha artırımı isteğinde bulunan firma içinde yine bu sahada hangi prosesleri yerine getirdiğine dair bilgiler alındıktan sonra planlama yapılır. Eğer yeni eklenen saha diğer sahalar ile aynı işi yapıyorsa bu durumda sadece o sahanın ve merkezin (Belgelendirme Koordinatörü kararına göre merkez ofis için doküman incelemede olabilir) denetimi gerçekleştirilerek denetim sonuçlandırılabilir. Ama firmanın yeni açtığı saha diğer sahaları etkileyecek pozisyona sahip ise bu durumda firmanın diğer sahalar ile ilgili yaptığı çalışmaların kanıtı da istenerek, denetim sadece yeni açılan saha da gerçekleşebilir. Bu karar yine Belgelendirme Koordinatöründedir. Belgelendirme Koordinatörü isterse firmanın yaptığı çalışmaların etkinliğini görmek amaçlı diğer bazı saha(lar) için de denetim talebinde bulunabilir. Bu durum aşağıda da belirtildiği üzere firmanın periyodik denetim zamanına getirilmeye çalışılır.
Bu denetimler öncesinde Planlama Sorumlusu Başvuru Gözden Geçirme formunun ilgili bölümlerini doldurulur ve gerekliyse firma ile olan kontrat resmi firma bilgilerine göre yenilenir.
Bu tür denetimlerin tercihen firmanın ara denetimi ile birlikte yapılması tercih edilmelidir. Bu müşteri için extra maliyetlerin kısılması demektir. Bunun için ara denetim tarihinde prosedürleri aşmamak kaydı ile öne alma veya öteleme gibi ayarlamalar müşteri memnuniyeti açısından yapılabilir.

5.3.4.7. Kısa Süreli Tetkikler
TB Belgelendirmenin, belgelendirilmiş müşterisini kısa süre içerisinde veya haber vermeden şikayetleri soruşturmak veya değişiklikleri ele almak ya da askıya alınan müşterileri takip etmek için tetkik gerçekleştirir. Bu durumlarda:
a) TB Belgelendirme, tetkikten 3 gün önce tetkik tarihini, tetkik süresini, tetkik nedenini ve tetkikin hangi şartlar altında gerçekleştireceğini yazılı ortamda müşteriye bildirir.
b) TB Belgelendirme, müşterinin ekip üyelerine itiraz fırsatı bulunmayacağı için tetkik ekibinin atanmasında azami özen gösterir.

5.3.4.8. Belgenin Askıya Alınması, İptal Edilmesi veya Kapsamının Daraltılması
PR12 Belgeyi Askıya Alma ve Belge İptal Prosedürüne uygun olarak gerçekleştirilir.

5.3.4.9. Transfer Denetimi
Transfer başvuruları, FR30B Başvuru Değerlendirme Formu ile değerlendirilir.
Transfer Denetimleri, EA, PAC, IAAC, veya IAF MLA anlaşması bir akreditasyon tarafından kapsanıyorsa yapılabilir. Bu kapsamda olmayan belgelere sahip kuruluşlar yeni müşteri olarak işleme alınır.
Çok Sahalı kuruluşlar için transfer yapılmaz. Bunlar yeniden belgelendirme olarak değerlendirilir. Değerlendirme sonucu olumlu ise denetim süresine 0,5 adam/günlük süre eklenir. Bu sürede firmanın önceki kayıtları ve dokümantasyonu değerlendirilir.

Ön İnceleme
a) Firmanın var olan kapsamının TB Belgelendirme akreditasyon kapsamında olup olmadığı araştırılır ve duruma göre firmaya bilgi verilir. Eğer TB Belgelendirme akreditasyon kapsamında olmayan bir kapsamda belge gelişi olursa firmaya akreditasyonsuz belgelendirme yapabileceği konusunda bilgi verilir. Müşterinin kabul etmesi durumunda aynı yöntem izlenerek transfer gerçekleştirilebilir.
b) Müşterinin transfer olma nedeni araştırılır
c) Müşterinin belge geçerliliği, belgeyi son veren belgelendirme kuruluşunun web üzerindeki yayınından kontrol edilir. Belge geçerliliği ekran görüntüsü alınarak kayıt altına alınır. Eğer son belgelendirme kuruluşu firmanın belgesini geçerli olarak yayınlıyor ise ve belge ilk yayın tarihi dikkate alındığında belge geçerliliği devam ediyor ise o belge transfer edilebilir. Denetim belge geçerliliğinin devam ettiği tarihe kadar planlanmalıdır.
d) Son denetim ile ilgili rapor, yapılmış olan daha önceki ara denetimlerle ilgili raporlar veya belgelendirme faaliyetleri ile ilgili herhangi bir kayıt (denetim notları, kontrol listeleri vb.) ve eğer varsa son denetimden kalan uygunsuzluklar istenir. Eğer firmadan bir önceki belgelendirme kuruluşunun raporu alınamazsa firma başvurusu transfer olarak ret edilip yeni belgelendirme prosesi olarak ele alınacaktır.
e) Bir önceki Belgelendirme kuruluşunun gerçekleştirmiş olduğu denetimde açık kalan uygunsuzluk olup olmadığı araştırılır. Kapsam ve adres değişikliği durumlarında transfer Belgelendirme olmayacağı, yeniden belgelendirme prosesi işleyeceği, Belgelendirme Koordinatörüü tarafından müşteriye iletilir.
f) Geçerli bir akredite belge, kalite yönetim sisteminin kapsadığı faaliyetlerin kapsamı, geçerliliği, doğruluğu ve akreditasyon kapsamı ile ilgili olarak, transferi düşünülen alan/alanlara göre devam ettirilir. Eğer müşteri belgesi geçerli bir belge değilse ( örn. ISO 9001:2000 ama ISO 9001:2008 DEĞİL) transfer olarak ele alınmaz. Belgenin geçerliliği belgeyi ilk veren belgelendirme kuruluşu tarafından belgelendirme işini bırakmadığı sürece teyit edilmelidir.
g) Alınan şikâyetler ve bunlar için yapılan aktiviteler
h) Belgelendirme periyodunda ki aşaması (kaç yıldır belgeli olduğu)

Belgelendirme
Belge geçişinin transfer denetimi statüsünde değerlendirilmesi aşağıdaki koşullara bağlıdır.
a) Transfer denetimi yapılabilmesi için belgenin aktif olması gerekir. Askıya alınmış ya da askıya alınma tehlikesi olan belgeler transfer için kabul edilmez. Ama aksi durumlarda da bazı geçerli nedenlerden dolayı transfer yapılabilir:
• Firmanın sahip olduğu belgeyi yayınlayan belgelendirme kuruluşu ile ticari ilişkisinin bitmesinden dolayı belgenin askıya alınmış veya iptal edilmiş olması
• Firmanın sahip olduğu belgeyi yayınlayan belgelendirme kuruluşunun akreditasyonunun askıya alınmış veya iptal edilmiş olmasından dolayı belgenin askıya alınmış veya iptal edilmiş olması
b) Transfer denetimleri gerçekleştirilmeden önce firmaya daha önceki belgelendirme kuruluşu tarafından bildirilen uygunsuzlukların kapatılmış olması gerekir. Eğer mümkünse, önceki belgelendirme kuruluşu tarafından bu uygunsuzlukların kapatmalarına dair onayları istenir. Aksi takdirde TB Belgelendirme bu uygunsuzlukların kapatmalarını onaylamak zorundadır.
c) Eğer ön inceleme sırasında herhangi bir uygunsuzluk veya potansiyel problem görülmez ise (belgelendirme kararını verecek seviyede tüm bilgilere sahip olunması), ön incelemenin yapıldığı tarihte, belgelendirme işlemi normal Belgelendirme Prosesi içerisinde gerçekleştirilebilir. Bu durum sadece ara denetim zamanı ve yeniden belgelendirme denetim zamanı daha gelmemiş firmalar için uygulanır (Ör: ). Bu durumda eski belgelendirme kuruluşunun izlediği model baz alınarak ara denetim ve yeniden belgelendirme denetimi programı belirlenir. Transfer belgelendirme işleminde, gözetim ve yeniden belgelendirme denetimlerinde bir önceki belgelendirme kuruluşunun izlediği method izlenir.
d) Ön inceleme sonucu geçerli veya daha önce sahip olunan belgeler ile ilgili şüphelerin var olması durumunda, problemin boyutuna göre müşteriye bilgi verilerek aşağıdaki yöntemlerin uygulanması önerilir:
• Başvuran firmaya yeni müşteri gibi davranılır VEYA
• Belirlenen problemli alanlara odaklı olarak denetim gerçekleştirilir ve Belgenin geçerlilik süresi daha önce düzenlenen belgede belirtilen tarihte sona erer.
Gerekli faaliyetin yapılması ile ilgili karar sorunun türüne ve boyutuna gore ele alınır ve kuruluşa nedeni açıklanır.
e) Ara denetim zamanı veya yeniden belgelendirme denetim zamanı gelen firmalar için TLM.S.03 Tetkik Süresi Belirleme Ve Ücretlendirme Talimatı’na göre hareket edilir ve talimat doğrultusunda, transfer belgelendirmelerde denetim süresine (ara veya yeniden belgelendirme denetim süresi) 0,5 gün ilave edilir. Bu süre içerisinde döküman inceleme yapılır.

TB Belgelendirme, müşterinin başka bir kuruluş tarafından yapılan mevcut belgelendirme ve tetkiklerini dikkate aldığında, herhangi bir uygunsuzluğa uygulanan düzeltici faaliyetlere ait raporlar ve dokümantasyon gibi yeterli kanıtları temin eder ve saklar. Bu dokümantasyon, bu standardın şartlarının karşılandığını destekler. Belgelendirme kuruluşu, elde ettiği bilgiyi esas alarak, var olan tetkik programındaki herhangi bir değişikliği ve önceki uygunsuzluklarla ilgili düzeltici faaliyetlerin takibini doğrular ve kaydeder.

5.4. TETKİKİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ
PRS.S.07 Denetim Prosedürüne uygun olarak gerçekleştirilir.

5.5. BELGELENDİRME KARARI

Belgelendirme kararı, Belgelendirme Koordinatörü tarafından alınır. Belgelendirme Koordinatörü, FR125 Belgelendirme Komitesi (Belge Karar Alici) Yeterlilik Tablosu kullanılarak değerlendirilir ve ataması gerçekleştirilir.

Belgelendirme Koordinatörünün ilgili standartta denetçi olmaması, ilgili EA kodu / Kategoride atanmamış olması durumunda, denetçi havuzunda yer alan denetçi/teknik uzman/aday denetçilerden görüş alır. Denetim ekibinde yer alan kişiler; belgeyi verme veya reddetme, belgelendirme kapsamının genişletilmesi veya daraltılması, belgenin askıya alınması veya geri çekilmesi, belgelendirmenin iptali veya yenilenmesi kararlarını alamaz.

TB Belgelendirme tarafından belgelendirme kararı vermek üzere atanan kişi/kişiler, TB Belgelendirme veya TB Belgelendirmenin organizasyonel kontrolü altında olan bir kuruluşta çalışanlar ile Sözleşme imzalamıştır. TB Belgelendirmenin kurumsal kontrolü aşağıdakilerden biridir:
a) Belgelendirme kuruluşunun, diğer bir kuruluşun tamamı veya çoğunluğuna sahipliği,
b) Belgelendirme kuruluşunun, diğer bir kuruluşun yönetim kurulunda çoğunlukla temsili,
c) Yasal kuruluşlar ağı içerisinde (belgelendirme kuruluşunun yer aldığı), sahiplik veya yönetim kurulu kontrolü ile bağlantılı olarak, belgelendirme kuruluşunun diğer bir kuruluş üzerinde dokümante edilmiş otoritesi.

Kurumsal kontrol altındaki kuruluşta çalışan veya sözleşmeli personel, ISO/IEC 17021’in bu bölümünde yer alan, TB Belgelendirmede çalışan veya sözleşmeli personel için aynı şartları karşılamalıdır.
TB Belgelendirme, belgelendirme ekibi ve diğer kaynaklardan gelen ilave bilgi veya açıklamalar dahil, her bir belgelendirme kararını FR50 Belgelendirme Karar Formu ile kaydeder.

Belgelendirme Komitesinin işleyişi; TL01 Belgelendirme Komitesi İşleyiş Talimatında tanımlanmıştır.

5.5.1. Karar Vermeden Önce Yapılacak İşler
TB Belgelendirme, belgenin verilmesi, belgelendirme kapsamının genişletilmesi veya daraltılması, belgenin yenilenmesi, askıya alınması, geri çekilmesi, iptal edilmesi kararlarından birini vermeden önce etkin bir gözden geçirmeyi gerçekleştirmek için FR50 Belgelendirme Karar Formunu kullanarak aşağıdakileri değerlendirir.

a) Tetkik ekibi tarafından sağlanan bilgi, belgelendirme şartları ve belgelendirme kapsamına göre yeterliliği,
b) Herhangi bir majör uygunsuzluk için düzeltme veya düzeltici faaliyetin gözden geçirilmesi, kabul edilmesi ve doğrulanması,
c) Herhangi bir minör uygunsuzluk için düzeltme veya düzeltici faaliyetin gözden geçirilmesi, kabul edilmesi ve doğrulanması.

5.5.2. İlk Belgelendirme Kararı Verilmesi İçin Bilgi
TL01 Belgelendirme Komitesi İşleyiş Talimatında tanımlanmıştır.

Belgelendirme kararı için tetkik ekibi tarafından TB Belgelendirmeye en az aşağıdaki bilgiler sağlanır. Sağlanan bu bilgiler ilgili Planlama Sorumlusu tarafından ön kontrol amacıyla gözden geçirilir.

a) Tetkik raporu, (FR39 Aşama 1 Denetim Raporu, FR39-2 Aşama 2 / Gözetim / Yeniden Belgelendirme Denetim Raporu)
b) Uygunsuzluklar ve uygun olduğu takdirde tetkik edilen kuruluş tarafından yapılan düzeltme ve düzeltici faaliyetler hakkındaki yorumlar, (FR39 Aşama 1 Denetim Raporu, FR39-2 Aşama 2 / Gözetim / Yeniden Belgelendirme Denetim Raporu)
c) Başvurunun gözden geçirilmesinde kullanılmak üzere TB Belgelendirmeye sağlanan bilginin teyidi,
d) Tetkik amaçlarına ulaşıldığının teyidi, (FR39 Aşama 1 Denetim Raporu, FR39-2 Aşama 2 / Gözetim / Yeniden Belgelendirme Denetim Raporu)
e) Herhangi bir şart veya gözlemle birlikte, belgelenin verilip verilmemesine ilişkin tavsiye. (FR39 Aşama 1 Denetim Raporu, FR39-2 Aşama 2 / Gözetim / Yeniden Belgelendirme Denetim Raporu)
f) Belge transfer edildiyse; FR30B Başvuru Değerlendirme Formu ve firmanın başvuru sırasında ilettiği dokümanlar

TB Belgelendirme, Aşama 2’nin son gününden sonra 6 ay içerisinde herhangi bir majör uygunsuzluk için gerçekleştirilecek düzeltme ve düzeltici faaliyetin yerine getirildiğini doğrulayamazsa, belgelendirme tavsiyesinden önce yeni bir Aşama 2 gerçekleştirilir.

5.5.3. Gözetim Denetimi Sonrası Karar Verilmesi İçin Bilgi
TL01 Belgelendirme Komitesi İşleyiş Talimatında tanımlanmıştır.

5.5.4. Yeniden Belgelendirme Kararı Verilmesi İçin Bilgi
TL01 Belgelendirme Komitesi İşleyiş Talimatında tanımlanmıştır.
TB Belgelendirme, belgeyi yenileme hakkındaki kararlarını, yeniden belgelendirme tetkiki sonuçlarına, belgelendirme periyodu boyunca sistemin gözden geçirilmesine ve belge kullanıcılarından alınan şikayetlere dayanarak verir.

5.6. BELGENİN DEVAMI
TB Belgelendime, müşterinin yönetim sistemi standardının şartlarını sağlamayı sürdürdüğünü göstermesini esas alarak belgenin devamına karar verir. Aşağıdakilerin olması şartıyla, TB Belgelendirme, ilave bağımsız gözden geçirme ve karar olmadan, Baş Denetçinin olumlu sonucunu esas alarak müşterinin belgesinin devamına karar verebilir:
a) Herhangi bir majör uygunsuzluk veya belgenin askıya alınması veya geri çekilmesine sebep olabilecek bir durumda, belgelendirme kuruluşunun belgenin devamına karar vermesini tayin için tetkiki gerçekleştirenden farklı yeterli personel (bk. Madde 7.2.8) tarafından bir gözden geçirmeyi başlatması ihtiyacını tetkik ekibi liderinin belgelendirme kuruluşuna rapor etmesini gerektiren bir sisteme sahip olması,
b) Belgelendirme faaliyetlerinin etkin bir şekilde gerçekleştirileceğini teyit etmek için belgelendirme kuruluşunun kendi gözetim faaliyetlerini izleyebilmesi için yeterli personel.

5.7. GÖZETİM DENETİMİ / YENİDEN BELGELENDİRME DENETİMLERİNİN PLANLANMASI
Gözetim Tetkiklerinin Planlanması
Gözetim denetimleri, belge ilk basım tarihine göre takip edilir. Planlama Sorumlusu, gözetim denetimini planlamak için 2 ay öncesinden firma ile iletişime geçer.
1.Gözetim denetimi belge ilk basım tarihini takip eden 12 ay içinde gerçekleştirilmelidir. Gerçekleştirilemez ise firmanın belgesi maksimum 6 ay olacak şekilde askıya alınır. Firma devam etmek istemediğini bildirir ise askıya alma işlemi gerçekleştirilmeden belge iptal edilir.
Askı/İptal durumunda firmanın sorumlulukları ve yapılması gerekenler PR12 Belgeyi Askıya Alma ve Belge İptal Prosedürü dokümanında tanımlanmıştır. Askı/İptal bilgisi web sitesinde yayınlanır. Firmaya askı/iptal durumu hakkında yazılı ortamda bilgilendirme yapılır.
Gözetim Denetimini onaylayan firmalardan FR110 Bilgi Güncelleme Formu ile varsa yapılan değişiklikler hakkında bilgi alınır.

Gözetim tetkikleri diğer yönetim sistemi tetkikleri ile birleştirilerek yapılabilir. Bu durumda rapor her bir yönetim sistemi ile alakalı bulguları gösterecek şekilde olmalıdır.

Yeniden Belgelendirme Tetkikinin Planlaması
Planlama Sorumlusu, yeniden belgelendirme denetimini planlamak için 3 ay öncesinden firma ile iletişime geçer.

5.8. SERTİFİKA FORMATI
Her denetim sonrasında belge almaya hak kazanan her müşteriye Sertifika düzenlenir. FR50 Belgelendirme Karar Formu hazırlanmadan sertifika basımı gerçekleşmez. Sertifika, FR50 Belgelendirme Karar Formu dikkate alınarak düzenlenir.

Sertifikada aşağıdaki bilgiler yer alır;
a) Belgelendirilen müşterinin adı ve adresi (merkez adresin ve birden fazla adresin (şube veya geçici saha) belgelendirme kapsamında yer alması durumunda her bir yerin adresi),
b) Sertifika İlk Yayın Tarihi
c) İlgili belgelendirme karar gününden önce olmamak üzere Sertifika Son Basım Tarihi (belge verilme, belge kapsamının genişletilmesi veya daraltılması ya da belge yenileme tarihi)
d) Mevcut Belgelendirmenin Geçerlilik Periyodu
e) Sertifika Geçerlilik Tarihi
Firmanın ara denetim / yeniden belgelendirme denetimine girmesi gereken tarihtir.
f) Mevcut Belgelendirmenin Geçerlilik Periyodu (3 yıllık Belgelendirme Periyodu) dolmuş ancak belge kararı 3 yıllık süreden sonraki 6 ay içinde alınmış ise; TB Belgelendirme, yukarıda tanımlı tarihlere ek olarak aşağıdaki tarihleri de sertifika üzerine ekleyerek Sertifika İlk Yayın Tarihini belge üzerinde tutabilir.
• Son Belgelendirmenin Geçerlilik Periyodu
• Yeniden Belgelendirme Denetim Tarihi
g) Sertifika No
Her firmanın birbirinden farklı bir sertifika numarası vardır.
TB – KYS/ÇYS – Firma Numarası
h) Belgelendirilmiş müşterinin tetkikinde kullanılan yönetim sistem standardının adı ve standardın revizyon tarihi
Örneğin; ISO 9001:2008, ISO 9001:2015, ISO 14001:2004, ISO 14001:2015 vb
i) Yanlış anlaşılmaya veya muğlaklığa yol açmayacak ve her bir tesiste uygulanacak şekilde, faaliyetlerin, ürünlerin ve hizmetlerin tipi dikkate alınarak belgelendirmenin kapsamı,
Kapsamda dikkat edilmesi gerekenler;
• Firmanın ana faaliyeti neyse o kapsamda belirtilir. Kapsam ne çok genel ne de çok özel ( ürün belgelendirme gibi ) yazılmaz.
• Firma tasarımı haklı gerekçelerle hariç tutmuşsa, kapsamda tasarımdan bahsedilemez.
• Firma üretim yapmıyor, ürettiriyorsa üretim kapsamının tamamı veya bir kısmı için olabilir, ( fasona verme veya taşeron kullanma gibi ) kapsamda; temini, fason imalatı gibi kavramlar kullanılır.
• Satışı veya satın alması genel merkez tarafından yürütülen firmalarda kesinlikle satış veya satın alma maddeleri hariç tutulamaz. Her ne kadar bu faaliyetleriler genel merkez tarafından yürütülse de, merkezle işletme (firma) arasında bilgi transferi (satın alma istekleri, giriş kontrol, tedarikçi değerlendirme sonuçları, müşteri istekleri, müşteri geri beslemeleri, satış sonrası hizmetler v.s. gibi) yapılıyordur.
• Hizmet faaliyetlerinde bulunan firmalarda yaptığı işi yansıtacak şekilde belge düzenlenir. Tasarım varsa yukarıda belirtildiği şekilde kapsama yazılır (madde 1). Örnek: cep telefonu satış ve servisi. Gümrük müşavirliği hizmetlerinin sunumu. İnşaat projelerinin tasarımı, Pompa ve kompresör imalatı, Karayolu ile uluslararası taşıma hizmetinin sunumu, Yemek üretimi ve catering hizmeti, Süt ve süt ürünlerinin üretimi. gibi.
j) TB Logosu, akreditasyon kuruluşunun logosu, IAF Logosu (IAF logosu akreditasyon kuruluşu ile IAF MLA Anlaşması imzalandıktan sonra, anlaşmada yer alan kapsamda kullanılabilir.)
NOT: Akreditasyon yetkisi alınmadan önce basılan sertifikalarda, akreditasyon kuruluşunun logosu bulunmaz. Akreditasyon yetkisi alındıktan sonra gerçekleştirilen ilk denetimden sonra basılan belgenin tarihi yazılarak akreditasyon logolu sertifika düzenlenir.
k) Belgelendirmede kullanılan standart ve/veya hüküm içeren dokümanda istenen diğer bilgiler,
l) Revize edilen dokümanın önceki geçerli dokümandan ayırt edilmesi için Doküman Numarası
m) Çok işletmeli firmaların belgelerinde ayrıca aşağıdaki bilgiler yer alır:
• Belge, firmanın adı ve merkez adresi,
• Verilen belgede veya ekinde belgelendirmesi uygun görülmüş bütün işletmeler ve prosesleri